5 причин перейти на электронный документооборот

Непростая ситуация, которая во всем мире сложилась из-за пандемии коронавируса, дала серьезный толчок развитию онлайн индустрии. Многие люди перешли на удаленный формат работы, в том числе это касается и бухгалтерии. ЭДО (электронный документооборот) является способом организации работы с документами в электронном виде через интернет без использования бумажных носителей. Вместе с экспертами сайта https://idocs.kz мы подготовили краткий обзор 5 причин перейти на ЭДО, если вы до сих пор этого еще не сделали.

Экономия денег

Вы видели, сколько сейчас стоит бумага? Не говоря уже о чернилах для принтера, необходимости обслуживания техники и так далее. А вот себестоимость электронного документа нулевая, поэтому экономия получается существенная. Хранение документов тоже обычно не бесплатное, тем более, что их нельзя уничтожать в течение пяти лет. В то время как электронные документы не занимают места и хранятся на серверах оператора ЭДО.

Облегчение процесса согласования/подписания документов

Любую сделку можно заключить в течение дня, потому что вам не нужно обмениваться оригиналами документов по почте или заказывать курьерскую доставку. Еще ЭДО снимает проблему расхождений с контрагентом, так как доступ внутри системы у вас к одному и тому же файлу. Это особенно актуально при проведении годовой инвентаризации, например.

Доступность документов 24/7

Например, вам нужно найти документы, находясь в отпуске или в командировке. С ЭДО в любое удобное время у вас есть доступ к документации. Вы можете получать акты, отправлять, подписывать или пересылать по требованию контролирующих органов.

Безопасность хранения данных

Физические распечатки можно потерять, испортить или отправить не по тому адресу. С ЭДО таких проблем нет. Документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах в надежных дата-центрах, чтобы избежать потери информации. Кроме того, вы будете знать, кто и когда работал с конкретным документом (получил, просмотрел и подписал или отклонил бумаги по системе ЭДО).

Рост доходов бизнеса

Быстрое согласование, подписание и обмен документами (оригиналами) позволяет многим поставщикам ускорить оплату и отгрузку продукции. Такая схема сотрудничества удобна как для вашей бухгалтерии, так и для клиента. Товары не простаивают на складах, а это увеличивает оборачиваемость средств и доходность бизнеса.