Приёмы тайм-менеджмента: идеальный баланс синиц и журавлей

При составлении рабочих планов есть две крайности, которые опасны в равной степени. Пусть говорят, что лучше иметь синицу в руке, чем журавля в небе, но в переложении народной мудрости на рабочий процесс всё гораздо прозаичнее. Простые задачи, которые легко выполняются, могут создать иллюзию, что всё идёт по плану. Намеренное или подсознательное игнорирование сложного журавля — признак настигшей вас прокрастинации. В итоге на балансе остаётся блестяще выполненный подготовительный план, все сопутствующие задачи решены, но в сухом остатке главная задача окажется провалена с треском.

Так же легко можно кинуться в другую крайность: наплевать на синиц и сосредоточиться на журавле. Казалось бы — все силы брошены на выполнение главной работы, но при этом без надёжной базы и решения текущих вопросов всё снова валится куда-то в пропасть, крайне далёкую от успеха. Что можно с этим сделать?

Содержание

1. Баланс и определение приоритетов
2. Рабочая схема задач
3. Нанимаем специалиста по синицам!
4. Не забываем про принцип Парето

Баланс и определение приоритетов

Если вспомнить любимую присказку специалистов по тайм-менеджменту о том, как правильно съесть слона, тот здесь действует похожий принцип. С важной задачей следует поступить именно так: разделить его на выполнимые части, которые позволят каждый день шаг за шагом двигаться к цели. При этом обязательно оставляется время и силы на обслуживание текущих вопросов.

Это может быть систематизация корреспонденции, общение с заказчиками и поставщиками, проверка и оформление документации. В этой же стае синиц обязательно есть какие-то домашние дела, вплоть до визита к врачу или похода на утренник к детям.

Рабочая схема задач

Разумеется, готовый рецепт в этом вопросе не существует, но в качестве примера можно накидать приблизительный алгоритм. Рабочий день на самом деле начинается вечером предыдущего дня, когда дневное расписание корректируется с учётом накопившихся изменений. Для чего это делается?

Любой рабочий план может оказаться выполнен не полностью, тогда незавершённое дело логично переносится на следующий рабочий день. Но на него уже составлены планы! Чтобы не накопился ворох отложенных дел, обязательно нужно регулярно проводить ревизию невыполненного и искать, куда втиснуть это на завтра. Опытные офисные волки рекомендуют оставлять в расписании хотя бы часовое окно как раз на непредвиденные расходы — всегда подворачивается что-то срочное или заблудшая синица из вчерашнего дня.

Если к началу рабочего дня на руках будет актуальное расписание с учётом вчерашних недочётов, это серьёзно облегчает дело. В самом начале рабочего дня лучше поставить пару мелких задач, которые не требуют предельного сосредоточения и выполняются быстро, при этом позволяют раскачать нервную систему и привести её в полную боевую готовность. У каждого человека это индивидуально — кому-то сразу можно кидаться в бой на документы, а кто-то предпочитает сначала утрясти человеческий фактор, поставив стартом рабочего дня деловое общение.

На пик продуктивности торжественно возлагаем главную задачу — именно тот кусочек слона, которые необходимо съесть сегодня. Или журавля — какая аналогия больше нравится, ту и используем.

Важно понимать, что мелочи невозможно отменить, без них всё посыплется, и в результате задача либо не будет выполнена вообще, либо в ней появятся критические недочёты.

Нанимаем специалиста по синицам!

Важное умение, которым обладает далеко не каждый человек: грамотно делегировать полномочия! Если времени и сил катастрофически не хватает на обеспечение текущих задач, эти вопросы можно получить другому человеку. Кто это будет — зависит исключительно от сферы деятельности и уровня ответственности. В конце концов, руководитель компании нанимает секретаря вовсе не для подачи кофе — это именно делегирование текущих задач узкому специалисту.

Что в этой ситуации делать фрилансеру? Для начала, можно договориться с семьёй на тему делегирования домашних дел. Именно договориться, а не устраивать скандал. Некоторые вопросы можно и нужно отдавать на аутсорсинг, особенно если это оправдано финансово. При этом любая синица, пойманная чужими руками для обеспечения вашего журавля, должна вами контролироваться и проверяться, ведь конечная ответственность лежит вовсе не на рядовом исполнителе.

Не забываем про принцип Парето

Распределяя все дневные дела по принципу важности и сложности исполнения, не забываем о том, что пик продуктивности имеет свойство быстро проходить. Это нормально и естественно, причём у разных людей этот прилив работоспособности занимает разное количество времени. Но в среднем два-три часа практически любой способен вкалывать с полной самоотдачей, дальше начинает накапливаться усталость, требующая перерыва или снижения сложности.

Правильный баланс позволяет использовать время с максимальной пользой, при этом не превращаясь в обессиленную развалину.