Электронная трудовая книжка: цифровой формат учета трудовой деятельности в России

Электронная трудовая книжка — это современный цифровой формат фиксации сведений о трудовой деятельности гражданина, который постепенно заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. С 2020 года в России действует система электронного учета, при которой информация о приеме на работу, переводах, увольнениях и иных кадровых событиях передается работодателями в государственную информационную систему.

Переход к цифровому формату стал частью масштабной модернизации кадрового документооборота. Новая система позволяет хранить данные централизованно, исключая риски утраты или порчи бумажного документа. При этом юридическая сила сведений сохраняется в полном объеме.

Что представляет собой электронный формат учета

Электронная версия трудовой книжки — это не отдельный файл или документ в привычном понимании, а совокупность сведений о трудовой деятельности работника, которые формируются в базе данных Социального фонда России. Работодатель обязан передавать информацию о каждом кадровом событии в установленный законом срок.

В электронную систему вносятся следующие данные:

ФИО работника;
сведения о работодателе;
дата приема на работу;
должность и структурное подразделение (при наличии);
переводы на другую постоянную работу;
основания и причины увольнения;
реквизиты приказов;
информация о подаче заявления о выборе формата ведения книжки.

Сведения формируются на основании отчетности работодателя и хранятся в централизованной государственной системе.

Порядок перехода на электронную форму

Работникам, которые были трудоустроены до 2020 года, предоставлялось право выбора — сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. Для этого необходимо было подать письменное заявление работодателю.

Если работник выбрал электронный формат, бумажная трудовая книжка выдавалась ему на руки и больше не велась. При этом все дальнейшие записи формируются исключительно в цифровом виде.

Для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки уже не оформляются — сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном формате.

Как получить сведения о трудовой деятельности

Информация из электронной системы может быть получена несколькими способами:

через портал государственных услуг в виде электронной выписки;
при обращении в МФЦ;
непосредственно в Социальном фонде России;
у работодателя по месту работы.

Выписка содержит все актуальные сведения о трудовой деятельности и имеет юридическую силу. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного органа.

Преимущества цифрового формата

Внедрение электронной системы учета трудовой деятельности имеет ряд объективных преимуществ:

Снижение риска утраты данных. Бумажная книжка может быть утеряна или повреждена, восстановление данных при этом требует дополнительных процедур.
Доступность сведений. Работник может получить выписку дистанционно без обращения к работодателю.
Автоматизация кадрового учета. Передача данных осуществляется в электронном виде, что снижает вероятность ошибок при оформлении.
Прозрачность стажа. Все записи фиксируются централизованно и могут использоваться для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии или оформлении социальных выплат.

Возможные особенности и вопросы

Несмотря на очевидные преимущества, переход к электронному формату вызывает ряд практических вопросов. Например, при наличии бумажной книжки записи о работе до 2020 года продолжают подтверждаться этим документом. В электронную систему включаются сведения только с момента начала цифрового учета.

Также важно учитывать, что ответственность за корректность передаваемых данных лежит на работодателе. В случае обнаружения ошибки работник вправе обратиться к работодателю для ее исправления.

Правовое регулирование

Порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном формате закреплен в Трудовом кодексе Российской Федерации, а также в подзаконных нормативных актах. Работодатели обязаны своевременно передавать информацию в установленной форме, а государственные органы обеспечивают хранение и защиту персональных данных.

Итоги

Цифровизация трудового учета стала логичным этапом развития кадрового документооборота. Электронный формат обеспечивает сохранность данных, упрощает доступ к информации и снижает административную нагрузку. При этом работники, ранее выбравшие бумажный вариант, сохраняют право использовать его в качестве подтверждающего документа за предыдущие периоды трудовой деятельности.

Таким образом, электронная система учета представляет собой полноценный и юридически значимый инструмент фиксации трудового стажа, который постепенно становится стандартом в сфере трудовых отношений в России.

Источник